Vid ankomst till Björnbyn hittar ni era nycklar i skåpet som sitter på servicehuset, längst in på Sporvägen vid vändplanen. Stugvärden lämnar ut koden till skåpet vid ankomstanmälan. Om man hyr via Bengt-Martins så meddelar de koden.

Björnbyns administrativa och ekonomiska förvaltare heter Simpleko. Alla som är anslutna till Kivra får sina fakturor via dem och övriga med vanlig post.